Een magazijn dat stopte met tijd te kosten

De uitdaging
De marges stonden onder druk, en het bedrijf moest even zorgvuldig omspringen met tijd als met geld — elk uur besteed aan het zoeken naar materiaal was een uur dat niet aan waardetoevoegend werk werd besteed. In het centrale magazijn, dat zowel de werkplaats als de werven bediende, bestond geen gedeelde standaard voor waar materiaal thuishoorde, en iedereen kon zich vrij bedienen uit de voorraad zonder dat dit via iemand liep. Het resultaat was concreet en kostelijk. Projectteams die dringend materiaal nodig hadden, konden het soms niet vinden. Niemand had zicht op wat er effectief bewogen was. En eenmaal per jaar, precies op het moment waarop bouwprojecten al onder de meeste druk staan, veranderde de jaarlijkse inventaris in een aanzienlijk tijdsverlies, net omdat niets een vaste, gekende plaats had — of een gekende eigenaar.

Onze focus
We werkten rechtstreeks samen met de magazijnier en de werkplaatsverantwoordelijke — de twee personen die deze ruimte dagelijks daadwerkelijk beheren — om deze te herstructureren met 5S. Gangpaden werden heringericht, ongebruikte voorraad werd afgevoerd, en wat overbleef, werd geordend per type, per standaard- of projectspecifiek materiaal, en per gebruiksfrequentie. Snellopers werden dicht bij de magazijnier geplaatst om verplaatsingen te beperken, en een Kanban-kaartsysteem werd opgezet om minimum- en maximumvoorraadniveaus zichtbaar en gerespecteerd te houden, zodat herbevoorrading gebeurt vóór een tekort, niet erna.

Even belangrijk: de rol van de magazijnier werd uitgebreid van louter opslag naar eigenaarschap: voorraadbewegingen lopen nu via één duidelijk verantwoordelijkheidspunt, in plaats van dat iedereen zich vrij kon bedienen. We voerden ook projectkratten in de werkplaats in — bakken met kleine onderdelen en bevestigingsmateriaal, voorbereid per werkpost, zodat materiaal zich verplaatst naar waar het werk gebeurt, in plaats van dat het werkplaatsteam telkens opnieuw terug naar de opslag moet lopen. Visueel management vertelt de magazijnier nu wanneer een bestelling nodig is, zonder te steunen op geheugen of routinematige controles.

Wat er veranderde

• De tijd voor de jaarlijkse inventaris werd met 50% teruggebracht, gemeten ten opzichte van de vorige volledige jaarinventaris — tijd die nu beschikbaar is voor waardetoevoegend werk, in plaats van eenmaal per jaar verloren te gaan op het slechtst denkbare moment.

• De voorraad heeft nu één eigenaar en één verantwoordelijkheidspunt, in de plaats van een systeem waarin iedereen materiaal kon nemen zonder dat dit werd opgevolgd.

• Zoektijd en onnodige verplaatsingen namen af voor de magazijnier, aangezien materiaal nu één gekende plaats heeft.

• Dankzij de projectkratten verplaatst materiaal zich nu mee met de werkpost, wat herhaalde tochten naar de opslagzone tijdens de voorbereiding in de werkplaats vermindert.

• Het systeem draait vandaag nog steeds, in stand gehouden via Kanban-kaarten en visueel management — geen eenmalige opruiming die verdween zodra het project afliep.