Een inleiding tot Lean Bouwen

In een sector waar de prijsdruk hoog is, de concurrentie intens en de marges laag, moeten algemene aannemers manieren vinden om hun efficiëntie en effectiviteit te verhogen. 

Een deel van het antwoord kan worden gevonden in de implementatie van Lean Bouwen. Terwijl Lean Bouwen Algemene Aannemers in staat stelt om hun prestaties te verbeteren, kunnen andere hefbomen, zoals Geïntegreerde Management Systemen (IMS) en Bouw Informatie Modellering (BIM), worden gebruikt om de verbeteringen die met Lean worden bereikt, te ondersteunen en te standaardiseren.

Lean Bouwen betekent werken volgens 3 basisprincipes:

1. Processen organiseren rond Right First Time On Time (RFTOT).

“Right First Time” betekent het garanderen van kwaliteit bij de eerste keer dat het werk wordt uitgevoerd om herwerkingen en slechte kwaliteit te voorkomen, evenals de daarmee gepaard gaande kosten. “Op tijd” betekent ervoor zorgen dat projecten of projectstappen op het door de klant verwachte en vereiste tijdstip worden opgeleverd om vertragingen te voorkomen die leiden tot hogere vaste kosten op de bouwplaats.

2. Verliezen en verspilling (V&V) voortdurend elimineren.

Verliezen en verspillingen zijn activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben in het perspectief van de klant. Bijgevolg zijn dit activiteiten waar klanten niet voor willen betalen. Het minimaliseren of elimineren van deze activiteiten heeft een directe impact op de marge van het project.

3. Projecten ontwikkelen op basis van Voice Of Customer (VOC).

Een van de belangrijkste criteria voor klanten in de bouwsector is de prijs. Er is echter een trend waarneembaar in deze sector waarbij klanten steeds meer vragen naar waardeproposities in plaats van alleen offertes. Deze trend wordt versterkt door de verspreiding van DBFM-projecten, waarbij hoofdaannemers ook verantwoordelijk zijn voor de ontwerpfase. Sommige aanvullende criteria kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op optimalisatie van de planning en bouwmethodologie. Het is dus cruciaal voor Algemene Aannemers om elke fase van de projectontwikkeling af te stemmen op door klanten gedefinieerde criteria.

Het is belangrijk om te begrijpen dat deze principes niet alleen van toepassing zijn op de bouwfase, maar transversaal door de organisatie moeten worden toegepast (van aanbesteding of ontwerp tot voltooiing van de bouw).

Deze transversaliteit in Lean Bouwen kan worden vertaald in 5 assen om RFTOT te bereiken, V&V te elimineren en VOC te respecteren in de hele organisatie:

1. Op feiten gebaseerde & multidisciplinaire projectselectie in teamverband

De aanbestedingsfase begint met de keuze van de projecten. Dit is de eerste stap die invloed heeft op de marge van het bedrijf. Algemene Aannemers moeten voorkomen dat ze projecten selecteren met ongemeten risico's om situaties te vermijden die ze financieel niet aankunnen. Daarom moet projectselectie gebaseerd zijn op feiten en cijfers die bedrijven in staat stellen om op transparante en objectieve wijze risico's en verwachte projectmarges te meten en te vergelijken. Daarnaast moeten multidisciplinaire teams risicometingen uitvoeren om er zeker van te zijn dat alle risico's worden afgedekt en aangepakt door relevante experts.

2. Klantgericht & teamgericht aanbesteden

De eerder geschetste trend rond Voice of Customer heeft op 2 niveaus invloed op aanbestedingen:

• Bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle aspecten van het verzoek van de klant goed worden begrepen en in vraag worden gesteld om verkeerde input te elimineren die problemen kan veroorzaken in de ontwerp- en bouwfasen.
• Aanbestedingen vereisen de expertise van verschillende interne partijen omdat klanten met veel criteria rekening houden. Multidisciplinair teamwerk wordt dan noodzakelijk.

3. Samenwerken met geselecteerde Onderaannemers en Leveranciers

Aangezien algemene aannemers over het algemeen een deel van het werk uitbesteden aan onderaannemers, hebben de kosten van onderaanneming een aanzienlijke invloed op de winstgevendheid van projecten. Het is belangrijk om op te merken dat we het hier hebben over de totale kosten van onderaanneming, die onverwachte kosten omvatten in verband met werk van slechte kwaliteit dat herwerkingen en vertragingen met zich meebrengt en een directe impact heeft op de marges van projecten. Het vermijden van slecht presterende onderaannemers maakt het mogelijk om de totale kosten van onderaanneming te verminderen en dit moet gebeuren door hun werk te meten aan de hand van relevante criteria en door partnerschappen op te zetten op basis van beloningen, erkenning en gevolgenbeheer. Concreet betekent dit dat goed presterende onderaannemers meer werk krijgen. Criteria om onderaannemers te meten kunnen betrekking hebben op kwaliteit van het werk, prijs, veiligheid, respect voor doorlooptijden en deadlines, enz. Hetzelfde systeem kan worden toegepast op leveranciers met aangepaste criteria.

4. Investeer in Teamgebaseerde Planning en Projectvoorbereiding

De belangrijkste Lean-tool die wordt gebruikt voor planning is Last Planner System (LPS). Deze tool richt zich op gezamenlijke planning waarbij verantwoordelijkheden worden gegeven aan mensen die het werk uitvoeren, de zogenaamde Last Planners. LPS bestaat uit verschillende planningsniveaus. De eerste niveaus moeten al voor de bouwfase worden aangepakt. Daarom is het noodzakelijk om tijd te investeren in de voorbereiding van de bouwfase. Tijdens deze voorbereidingsfase moet de planning gericht zijn op het verwijderen van beperkingen voor relevante beroepen in een tijdsbestek van 5 tot 6 weken. Hier volgen enkele voorbeelden van het wegnemen van beperkingen:

• Zorg voor levering van gereedschappen, machines en materiaal in de juiste hoeveelheden, op het juiste moment & de juiste plaats
• Beschikbaarheid van teams garanderen
• Ervoor zorgen dat plannen en relevante informatie worden verstrekt aan de verschillende vakgebieden.

Aangezien de voorbereiding betrekking heeft op intern werk, uitbesteed werk en levering (gereedschappen, machines en materiaal), moet de voorbereiding worden gedaan in teams waarbij ook relevante onderaannemers en leveranciers betrokken zijn (bijv. locatiemanager, werkbegeleider, ploegleider, teamleiders van onderaannemers, aankoop, planning, enz.)

5. Lean implementeren in de bouwfase

Lean in de bouwfase betekent:

• Last Planner System installeren in de bouwfase. De lagere niveaus van LPS worden gebruikt tijdens de bouwfase:
  • Beperkingen blijven elimineren zoals hierboven uitgelegd
  • Gedetailleerde taken 2 weken van tevoren plannen met Last Planners
  • Zet een dagelijkse stand-up meeting op waarin de volgende vragen aan de orde komen: Wat is er gisteren gedaan? Voldeed het aan de oorspronkelijke planning? Zo niet, wat waren de problemen? Wat is de invloed op de volgende taken? Wat is het plan voor vandaag en morgen?
  • Tijd investeren in leersessies om structurele problemen te analyseren (d.w.z. grondoorzaakanalyse) en op te lossen en ervoor te zorgen dat ze zich niet meer voordoen. Dit moet gebeuren met behulp van het Deming Wiel (Plan, Do, Check, Act)
• Kwaliteit dagelijks beheren om te zorgen voor Right First Time On Time. Dagelijkse werkvergaderingen in het kader van LPS moeten ook worden gebruikt om kwaliteit te bespreken. Dagelijkse vergaderingen worden korte feedback-controlelussen die het mogelijk maken om snel (d.w.z. dagelijks) problemen met betrekking tot kwaliteit te identificeren en aan te pakken en ervoor te zorgen dat ze niet meer voorkomen met behulp van het Deming Wiel.
• Het continu verbeteren van waardecreërende stromen door het elimineren of verminderen van verspillingen zoals verplaatsingen of wachttijden. Het bouwen van een muur is bijvoorbeeld een proces dat kan worden geanalyseerd en geoptimaliseerd om de totale doorlooptijd te verkorten.
• Het installeren van 5S en grondstoffenaanvoer voor gereedschappen, machines, grondstoffen, enz. Het idee is ervoor te zorgen dat middelen in de juiste hoeveelheden (niet te veel om te grote voorraden te voorkomen en niet te weinig om tekorten en wachttijden te voorkomen), op de juiste plaats en op het juiste moment worden geleverd. Als gevolg daarvan worden verplaatsingen, wachttijden voor aanvulling en benodigde ruimte verminderd.

Door Gilles Kartheuser, Senior Consultant bij Improof Solutions