Japan Lean Rondleiding – Leerpunt 1 – Uw organisatie elke dag verbeteren

“Verbeter wat we kunnen, nu, stap voor stap.” 

Dhr. KOSAKA, voormalig fabrieksmanager van Toyota

Veel organisaties die we zien, zetten suggestiebussen op om bottom-up ideeën te verzamelen. Vaak hebben ze moeite om enthousiasme te creëren voor dit systeem. Wanneer je mensen ernaar vraagt, krijg je vaak hetzelfde antwoord: "We hebben veel ideeën, maar er gebeurt niets als we ze delen." Mensen lijken vaak perplex.

Het is ook waar dat er soms suggestiebussen worden neergezet, maar dat het concept niet wordt uitgelegd, niet voor iedereen duidelijk is, en er geen feedback of follow-up wordt gegeven.

Maar als zo'n systeem eenmaal goed is opgezet, wordt het zeer krachtig doordat het impactvolle bottom-up ideeën genereert en mensen zich gewaardeerd en gehoord voelen.

Hier zijn vier tips om het te laten werken:

	1. Definieer het proces achter de box. Hoe ga je met suggesties om? Hoe worden ze opgevolgd? Welke feedback ga je geven, op welke manier en door wie? Hoe ga je de verantwoordelijkheid voor de implementatie van deze ideeën verdelen? Hoe verloopt het besluitvormingsproces?
	2. Informeer iedereen over wat er gaat gebeuren, en focus daarbij ook op het proces achter het beheren van deze ideeën zoals hierboven beschreven. Gebruik deze eerste informatiesessie om mensen te vragen hun eerste ideeën op papier te zetten en in de doos te stoppen om de dynamiek direct op gang te brengen.
	3. Stel een doel, visualiseer het en meet de prestaties ten opzichte van dit doel. Is het je doel om minstens één idee per week te genereren? Visualiseer deze indicator dan op een visueel bord om het voor iedereen transparant te maken en bespreek het regelmatig. Wordt het doel niet bereikt? Beantwoord dan de vraag: wat houdt mensen tegen om hun ideeën te delen? En onderneem direct actie.
	4. Evalueer je doel minstens jaarlijks. Waarom zou je niet overstappen op twee ideeën per week als je er één per week al hebt bereikt?

Ga dan naar het volgende niveau.

In het bovenstaande proces valideert het management alle ideeën en definieert of ze relevant zijn. Het opbouwen van een sterke cultuur van continue verbetering gaat verder dan dat. Het uiteindelijke doel zou moeten zijn om het hoogste niveau van vertrouwen en probleemoplossend vermogen in de hele organisatie te ontwikkelen, zodat managementcontrole niet langer relevant is. Teams van medewerkers kunnen hun ideeën direct implementeren - en een probleem oplossen dat ze hebben geïdentificeerd - zonder te wachten op goedkeuring van het management. Het ontwikkelen van sterke probleemoplossende vaardigheden is essentieel om de reflex te doorbreken om te zeggen: "We hebben investeringen nodig" zonder het probleem echt te begrijpen en te vermijden dat er naar laaghangend fruit wordt gezocht, waarvoor vaak geen CAPEX nodig is.

#ContinueVerbeter #VerbeterUwBedrijf #VerbeterUwOrganisatie #MensenEmpowerment #Empowerment #Agile #Ideeën #BottomUp #Lean #LeanManagement #SuggestieBox #IdeeënGeneratie #Probleemoplossing #ManagementVertrouwen #VertrouwenOpbouwen